Dot.ARCH

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Il modulo di archiviazione ottica permette la gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti, in particolare delle fatture passive relative a tutti i prodotti e servizi acquistati e/o gestiti in un’azienda manifatturiera (materie prime, lavorazioni esterne, accessori, e prodotti vari) e non solo. E’ finalizzato ad una corretta e più agile gestione dei documenti, fornendo gli strumenti di automazione necessari per lo svolgimento dei vari compiti attraverso le diverse fasi del flusso di lavoro. La semplicità di utilizzo permette di stabilire dei work-flow agili e snelli, per il controllo di firma e dei pagamenti delle fatture. Il software consente di archiviare in apposite cartelle tutti i documenti ricevuti in forma digitale oppure tramite apposito scanner di convertire documenti cartacei in documenti informatici (bolle, fatture, preventivi, ecc), catalogandoli e memorizzandoli secondo parametri definiti dall’utente.
La tracciabilità e reperibilità di qualsiasi documento per mezzo di chiavi multiple di ricerca è il punto di forza del prodotto, unito allo snellimento delle operazioni di contabilizzazione, nel caso di documenti fiscali, con una sensibile riduzione di tempo ed errori. La creazione di un “fascicolo digitale” cliente/fornitore completamente gestito dal sistema e consultabile tramite qualsiasi browser, consente una migliore reperibilità dell’informazione diminuendo in modo sensibile i tempi di ricerca unita alla possibilità di estrapolare in qualsiasi momento statistiche legate alle caratteristiche dei documenti archiviati e secondo specifiche impostate dall’utente.

Sincronismo e garanzia sulle relazioni tra le tabelle

L’intero pacchetto Dot.ARCH applica il principio dell’integrità referenziale. Questo identifica un insieme di regole del modello relazionale che garantiscono l’integrità dei dati quando si hanno relazioni associate tra loro attraverso la chiave esterna. Queste regole servono per rendere valide le associazioni tra le tabelle e per eliminare gli errori di inserimento, cancellazione o modifica di dati collegati tra loro.
Dot.ARCH è la soluzione che offre ai propri clienti una consultazione delle immagini documentali innovativa, performante e soprattutto sicura. Economicamente vantaggioso, tale sistema permette di consultare tramite gli indici di ricerca desiderati gli archivi documentali aziendali sfruttando la tecnologia della “rete”. Un vero e proprio outsourcing di immagini documentali disponibili al click 24 ore su 24 da qualsiasi divisione o filiale aziendale, consultabili da utenti autorizzati previo riconoscimento con login e password. Un ulteriore valore aggiunto è dato dalla possibilità di personalizzare il database di ricerca secondo gli indici e le condizioni desiderate e generare automaticamente report statistici al servizio degli utenti.
L’interfaccia grafica realizzata utilizza, previa autorizzazione, loghi e marchi dell’azienda cliente.
Un servizio in grado di eliminare le problematiche di archiviazione e reperibilità delle informazioni.